廣州市從化區(qū)水務(wù)局肩負著區(qū)域水資源管理、水利設(shè)施建設(shè)維護、水環(huán)境保護等重要使命，在長期工作進程中積累了大量珍貴檔案，包括水利工程規(guī)劃設(shè)計圖紙、水資源監(jiān)測數(shù)據(jù)記錄、水務(wù)行政事務(wù)文件等。這些檔案是水務(wù)工作開展的歷史見證與決策依據(jù)。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理給從化區(qū)水務(wù)局帶來諸多不便。存儲上，大量紙質(zhì)檔案占用可觀空間，且需專門的防潮防蟲等設(shè)施，增加管理成本。查閱時，工作人員面對海量卷宗，人工查找效率低下，如在處理水利設(shè)施緊急維修事務(wù)需參考歷史工程檔案時，往往耗費大量時間才能定位到所需資料，影響工作進度與決策及時性。同時，紙質(zhì)檔案頻繁借閱易磨損、遺失，且存在信息泄露風(fēng)險，危及水務(wù)數(shù)據(jù)安全與公眾利益。

為突破困境，從化區(qū)水務(wù)局與萬林科技達成合作開展檔案數(shù)字化項目。萬林科技組建專業(yè)團隊深入水務(wù)局各檔案存放點，對各類檔案分類整理，依檔案類型、年份等制定精準掃描計劃。掃描過程中，采用高分辨率專業(yè)掃描儀與先進圖像優(yōu)化軟件，清晰捕捉檔案細節(jié)并處理圖像，確保數(shù)字檔案質(zhì)量。同時，建立嚴格質(zhì)量審核機制，對掃描檔案進行多輪復(fù)查，保證信息準確性與完整性。

完成掃描后，萬林科技構(gòu)建水務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案電子化存儲與智能檢索。工作人員可通過多種條件快速查詢檔案，如依據(jù)項目名稱、時間、地點等關(guān)鍵詞，迅速獲取相關(guān)信息。例如在制定新的水利工程建設(shè)方案時，可快速調(diào)閱相似工程檔案借鑒經(jīng)驗，或在處理水污染事件時，能及時獲取相關(guān)水域歷史監(jiān)測數(shù)據(jù)輔助決策。

此次合作讓從化區(qū)水務(wù)局檔案管理實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。檔案查閱利用效率大幅提升，推動水務(wù)工作高效開展；數(shù)字化存儲節(jié)省空間與成本，減輕管理負擔(dān)；檔案安全性與保密性增強，保障水務(wù)信息安全。該合作成為水務(wù)行業(yè)檔案數(shù)字化管理的成功樣板，為其他地區(qū)水務(wù)部門及相關(guān)機構(gòu)提供了寶貴借鑒經(jīng)驗，有力促進檔案管理現(xiàn)代化進程在水務(wù)領(lǐng)域的推進。